Ordning är en form av omsorg

När viktig information är svår att hitta blir det människan som får bära systemets brister. Därför är fungerande intranät, tydliga processer och begripliga rutiner en del av verksamhetens kvalitet.

När det krävs förkunskap för att hitta kunskap

Många organisationer har stora mängder information. Det betyder inte automatiskt att medarbetarna har tillgång till den kunskap de behöver.

Ett intranät kan innehålla hundratals rutiner, riktlinjer, manualer och kontaktvägar och ändå lämna medarbetaren utan ett användbart svar.

Problemet visar sig ofta först när någon behöver veta:

Vad ska jag göra?
Vilken rutin gäller?
Vem ansvarar för nästa steg?
I vilket system ska jag arbeta?
Vem beställer min behörighet?
Är dokumentet fortfarande aktuellt?

Om svaret förutsätter att medarbetaren redan känner till organisationens språk, struktur och historia har vi byggt ett system för den som redan vet, inte för den som behöver få veta.

Otydlighet försvinner inte

När informationen inte fungerar tar människor över.

Någon frågar den erfarna kollegan. Någon ringer chefen. Någon använder en sparad kopia av en gammal rutin. Någon gör som man alltid har gjort. Någon försöker tolka flera dokument som delvis säger olika saker.

Arbetet blir kanske utfört ändå, men till ett pris.

Tid försvinner. Beroendet av enskilda personer ökar. Introduktionen av nya medarbetare blir sårbar. Olika arbetsgrupper utvecklar egna lösningar och chefen blir verksamhetens mänskliga sökmotor.

Det kan se ut som ett individuellt kunskapsproblem. Ofta är det egentligen ett strukturproblem.

Ett intranät är inte ett dokumentlager

Ett fungerande intranät ska inte bara förvara information. Det ska hjälpa människor att agera.

Det kräver mer än mappar och sökfält. Informationen måste hänga samman med verksamhetens verklighet:

professioner och roller,
arbetsuppgifter och processer,
ansvar och mandat,
system och behörigheter,
styrande dokument,
stödmaterial och kontaktvägar.

Den som är ny enhetschef ska kunna förstå vad uppdraget innebär, vilka system som behövs och hur behörigheterna beställs. Den som möter en ovanlig situation ska kunna söka med de ord som används i vardagen. Den som hittar en rutin ska kunna se om den gäller, vem som äger den och vilka andra delar av arbetet den påverkar.

Informationen måste organiseras utifrån användarens behov, inte enbart utifrån organisationens interna indelning.

Systematik utan mänsklighet fungerar inte

Jag tycker om systematik. Inte för systematikens egen skull, utan för vad en fungerande struktur kan frigöra.

När medarbetaren hittar rätt information minskar behovet av att gissa. När roller och ansvar är begripliga minskar risken att uppgifter faller mellan stolarna. När rutiner beskriver verkliga arbetsflöden blir det lättare att upptäcka både risker och onödiga moment.

Bra struktur ska inte göra verksamheten stel. Den ska skapa utrymme för professionellt omdöme där omdömet faktiskt behövs.

Det är särskilt viktigt i verksamheter där arbetet ytterst påverkar andra människors trygghet, självbestämmande och livskvalitet. Där räcker det inte att informationen tekniskt sett finns någonstans. Den måste gå att hitta, förstå och använda när den behövs.

Att städa är inte att radera

Att städa ett intranät handlar därför inte främst om att ta bort gamla dokument.

Det handlar om att undersöka:

Vilken information finns?
Vilka behov ska den möta?
Vad är styrande och vad är stödjande?
Var finns motsägelser, luckor och dubbleringar?
Hur hänger dokument, processer, roller och system samman?
Vem ansvarar för att informationen fortsätter vara riktig?

Först därefter går det att bygga en struktur som håller över tid. Annars riskerar en storstädning bara att skapa en prydligare version av samma grundproblem.

Det är också en ledarskapsfråga

Chefer förväntas ofta säkerställa att medarbetarna känner till och följer verksamhetens rutiner. Det ansvaret blir svårt att bära när kunskapen är utspridd, motsägelsefull eller beroende av muntlig överföring.

Därför är informationsstruktur också ledningsstruktur.

Den visar vad organisationen betraktar som viktigt, vem som ansvarar för vad och hur beslut ska omsättas i praktiken. Ett otydligt intranät kan vara ett symptom på otydliga processer längre in i organisationen.

Det är också där arbetet blir intressant. Bakom varje svårfunnen rutin finns ofta en större fråga om ansvar, arbetssätt eller förvaltning som behöver synliggöras.

Ordning som gör skillnad

Min utgångspunkt är enkel: Det ska vara lätt att göra rätt.

Inte för att människor saknar kompetens, utan för att deras kompetens ska användas till rätt saker. Kvalificerade medarbetare och chefer ska inte behöva lägga sin tid på att leta efter dokument, tolka organisationskartor eller återskapa kunskap som redan borde vara tillgänglig.

Att skapa ordning i en verksamhets information är verksamhetsutveckling, ledarskap och omsorg i praktiken.

Hur mycket av er arbetstid går åt till att hitta sådant som organisationen redan vet?